Order Fulfillment vs Delivery: Di Mana Sebenarnya Masalah Logistik Dimulai?

Ketika sebuah pesanan terlambat sampai ke customer, hal pertama yang sering disalahkan adalah proses pengiriman.

Kurir terlambat.

Rute terlalu jauh.

Traffic terlalu padat.

Padahal, keterlambatan bisa terjadi jauh sebelum barang diserahkan kepada kurir. Sebuah order harus melewati beberapa tahapan sebelum sampai ke customer.

Memahami perbedaan antara order fulfillment dan delivery menjadi penting agar

bisnis tidak salah mencari sumber masalah.

 

Apa Itu Order Fulfillment?

 

Order fulfillment adalah seluruh proses yang terjadi sejak pesanan diterima hingga barang siap dikirim.

Secara sederhana, prosesnya dapat mencakup:

 

Order masuk → stok diverifikasi → picking → packing → dispatch.

 

Di tahap ini, warehouse memiliki peran besar.

 

Ketika stok tidak akurat, barang sulit ditemukan, picking terlalu lama, atau proses packing tidak terorganisir, order bisa terlambat bahkan sebelum kendaraan meninggalkan warehouse.

Artinya, masalah yang terlihat sebagai "delivery delay" sebenarnya bisa dimulai dari fulfillment.

 

Lalu Apa yang Dimaksud dengan Delivery?

Delivery dimulai ketika barang sudah siap dan diserahkan untuk dikirim kepada customer.

Pada tahap ini, faktor seperti pemilihan kendaraan, rute, traffic, kapasitas kendaraan, jumlah delivery point, dan kondisi perjalanan dapat memengaruhi waktu pengiriman.

Di sinilah transportation management menjadi penting.

 

Bisnis perlu memastikan kendaraan dan rute digunakan secara optimal agar barang dapat sampai sesuai target.

 

Fulfillment Lambat, Delivery Ikut Terlambat

 

Bayangkan sebuah customer melakukan order pada pukul 10 pagi.

 

Barang sebenarnya tersedia di warehouse, tetapi tim membutuhkan tiga jam untuk menemukan barang, melakukan picking, dan menyelesaikan packing.

Kurir baru menerima barang pada pukul 2 siang.

 

Jika barang kemudian terlambat sampai, masalahnya belum tentu berasal dari kurir.

 

Empat jam pertama sudah hilang di proses fulfillment.

 

Inilah mengapa perusahaan perlu melihat keseluruhan perjalanan order, bukan hanya waktu ketika barang sudah berada di kendaraan.

 

Bottleneck Bisa Terjadi di Mana Saja

 

Dalam proses logistik, setiap tahap saling berkaitan. Jika inventory tidak akurat, picking bisa tertunda.

Jika picking lambat, packing ikut tertunda.

 

Jika packing terlambat, kendaraan harus menunggu.

 

Jika kendaraan berangkat terlambat, delivery window ikut bergeser. Satu bottleneck kecil dapat menciptakan efek berantai hingga customer.

Karena itu, perusahaan perlu memiliki visibility terhadap setiap tahapan, bukan hanya status "sudah dikirim" atau "belum dikirim".

Bagaimana Mengetahui Masalahnya Ada di Fulfillment atau Delivery?

 

Perusahaan dapat mulai melihat beberapa indikator sederhana.

 

Jika banyak order membutuhkan waktu lama sebelum diserahkan kepada kurir, kemungkinan masalah berada di proses fulfillment.

Jika order sudah siap dikirim tepat waktu tetapi sering terlambat sampai customer, perusahaan perlu mengevaluasi proses delivery.

Data seperti order processing time, picking time, dispatch time, delivery time, dan failed delivery rate dapat membantu menemukan titik bottleneck dengan lebih jelas.

Tanpa data tersebut, evaluasi sering berakhir pada asumsi.

 

WMS dan TMS Memiliki Peran yang Berbeda

 

Fulfillment dan delivery membutuhkan pendekatan yang berbeda.

 

Warehouse Management System (WMS) membantu mengelola aktivitas di dalam warehouse, termasuk inventory, lokasi barang, picking, dan proses fulfillment.

Sementara Transportation Management System (TMS) berfokus pada aktivitas transportasi dan distribusi, seperti perencanaan rute, pengelolaan kendaraan, dan monitoring pengiriman.

Keduanya bukan pengganti satu sama lain.

 

Justru ketika WMS dan TMS dapat terhubung, perusahaan memiliki visibility yang lebih lengkap dari warehouse hingga customer.

 

Jangan Hanya Mengukur "Sampai atau Tidak"

 

Keberhasilan logistik bukan hanya tentang apakah barang akhirnya sampai. Perusahaan juga perlu mengetahui:

Berapa lama order diproses?

 

Berapa lama barang menunggu untuk dikirim? Berapa lama perjalanan berlangsung?

Di tahap mana keterlambatan paling sering terjadi?